Peran IT di Dunia EO

Peran IT dalam dunia EO amat sangat penting, karena IT selalu dipakai untuk menunjang bisnis ini, baik untuk manajemen maupun dalam proses membuat event. Sebagai contoh peran IT dalam membuat event sebagai berikut :

• Membuat Proposal. 
• Proposal sebaiknya di buat semenarik mungkin, karena proposal yang menarik bisa menjadi salah satu kunci ketertarikan pihak sponsor atau klien untuk mensponsori acara kita. Untuk membuat proposal yang menarik usahakan tidak membuat proposal yang monoton atau kuno. Gunakanlah program-program penunjang seperi Power Point, Flas, Maind Map atau yang lainnya sehingga proposal yang kita buat menjadi lebih menarik.
• Presentasi.
• Pada saat presentasi adalah momen yang sangat penting untuk membuat calon klein percaya dan yakin untuk bekerjasama dengan EO kita, karena pada momen inilah akan terlihat apakah EO tersebut profesioanal atau hanya EO kacangan yang sekedar mengandalkan kemampuan presentasi, meskipun kemampuan presentasi yang baik juga merupakan hal yang sangat menentukan. Pada saat tersebut sebaiknya kita dapat memaksimalkan teknologi yang dimiliki untuk mendukung presentasi kita, misalnya dengan menampilkan database yang dimiliki, design yang menarik atau bahkan bisa membuat simulasi acara dengan menggunakan program pendukung seperti 3D Studio Max atau yang lainnya.
• Time Table.
• Dalam membuat time table bisa menggunakan bermacam software, seperti Microsoft Project, Mind Map, Microsoft Excel atau yang lainnya. Yang terpenting isi dari time table tersebut harus detil, mulai dari item pekerjaan, penanggung jawab, dateline, prioritas dan perkembangan dari project. Karena hal tersebut bisa dijadikan bahan untuk di diskusikan atau di evaluasi pada saat meeting
• Data Base.
• Data Base yang lengkap dan baik akan sangat membantu EO dalam mengerjakan sebuah project. Karena dalam mengerjakan project kita biasanya membutuhkan data-data yang lengkap, misalnya data sponsor, artis, perlengkapan, venue dan lain sebagainya. Alangkah baiknya setiap kita membuat event data-data tersebut kita simpan dalam sebuah data base karena kelak data tersebut dapat digunakan oleh seorang Project Manager untuk mengerjakan projectnya.
• Report.
• Banyak EO membuat laporan hanya untuk external atau klien, sedangkan laporan internal yang dibuat hanya laporan keuangannya saja. Padahal report ini sangat membantu pada saat kita akan membuat event yang sama di waktu mendatang. Laporan keuangan wajib dibuat tapi dalam isi laporan tersebut sebakinya ditambahkan dengan hasil evaluasi, data-data pendukung project dan saran-saran apabila akan membuat event tersebut di waktu yang akan datang. Hal ini yang dapat membuat EO kita akan selalu menjadi lebih baik.
• Internet.
• Pada era globalisasi saat ini Internet sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar, karena dengan internet kita bisa mencari apa yang kita butuhkan. Untuk sebuah EO sebaiknya tidak lepas dari internet, di dunia maya ini kita bisa melihat peluang-peluang yang bisa diambil, kita bisa mencari bahan-bahan untuk membuat konsep bahkan kita bisa melihat arah dari pasar dan para pesaing bisnis. 

Selama kita bisa memanfaatkan informasi yang ada di internet maka EO kita tidak akan ketinggalan dengan EO yang lain, dan konsep-konsep yang kita tawarkan ke klien tidak akan menjadi konsep yang monoton atau kuno.Masih banyak lagi manfaat Teknologi yang bisa membantu perkembangan bisnis EO kita, misalnya untuk design, akunting, administrasi dan yang lainnya bahkan untuk mengembangkan ide-ide kreatif dari sebuah EO. Oleh karena itu jangan sampai EO kita menjadi EO yang gaptek.

http://www.12-monkeys.com 

BACA LAGI...

Menjalankan Usaha Event Organizer

Event organizer secara istilah mempunyai arti penyedia jasa professional penyelenggara sebuah acara. Pada dasarnya sebuah event organizer atau biasa disebut EO itu memiliki tugas membantu kliennya (client) untuk menyelenggarakan acara yang diinginkan, sepertilaunching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik. Event-event yang biasa ditangani sebuah event organizer  berupa pertunjukan musik, pameran produk (buku, mobil, computer, kerajinan), hingga ke pernikahan.

• One Stop Service Agency: EO besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala Internasional sekalipun.

• MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition, EO yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.

• Musik dan Hiburan: EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.

• Penyelenggara Pernikahan: EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.

• Penyelenggara Ulang Tahun: EO yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.

• Penyelenggara Pribadi: EO khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

1. Bekal pengalaman menyelenggarakan event, disadari atau tidak, sebenarnya bekal yang kita miliki sebagai pengelola event sudah kita mulai sejak kita sekolah. Kepanitiaan yang kita ikuti pada waktu itu bisa dijadikan bekal pengalaman yang cukup. Paling tidak, kita sudah mengetahui prosedur mengelola suatu kegiatan dari penyusunan proposal sampai eksekusi di lapangan.

Dalam menjalankan peran pada sebuah event acara, sebuah EO bertugas untuk mengkoordinasi, melayani, mensupportkepentingan yang bersangkutan, misalnya trainer, trainee, vendor training, transportasi, media massa, dan pihak-pihak terkait lainnya. Dengan menyewa sebuah event organizer, Anda tidak perlu pusing untuk memikirkan sebuah event karena semua hal yang berkaitan dengan jalannya event tersebut sudah dikerjakan oleh Event Organizer.

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, EO dapat dikategorikan menjadi:

Menjalankan usaha di dunia Event Organizer memang merupakan kenikmatan tersendiri. Meskipun seringkali kita merasa sangat kelelahan, namun di balik itu tersimpan rasa bangga dan gembira. Rasa bangga ketika event yang kita selenggarakan sukses dan sesuai harapan serta gembira karena dapat bekerja sama dengan tim yang menyenangkan. Tapi ada beberapa hal utama yang perlu kita perhitungkan sebelum kita memutuskan terjun di dunia bisnis EO, antara lain:

2. Ide kreatif dan inovatif, disadari atau tidak bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Namun, kreatifitas memang tidak harus selalu orisinil, mengembangkan sebuah ide yang sudah adapun bukan menjadi masalah.

3. Relasi bisnis (klien/sponsor) yang cukup kuat, dukungan relasi bisnis, baik itu klien ataupun sponsor, merupakan kunci dari sukses tidaknya acara yang kita selenggarakan. Sebelum memutuskan terjun ke dunia bisnis EO, kita harus melihat kembali apakah kita memiliki jaringan bisnis yang kuat atau tidak? Karena merekalah yang nantinya akan membeli atau membiayai ide-ide kreatif kita. Apabila kita tidak memiliki jaringan bisnis, sebenarnya bukan menjadi masalah besar. Tentunya dengan membangun kepercayaan terhadap EO kita, jaringan bisnis itu akan terbentuk dengan sendirinya.

4. Modal usaha yang cukup, dalam memulai sebuah usaha, mutlak dibutuhkan modal. Untuk bisnis EO, kita perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat kantor, biaya telekomunikasi, biaya persiapan event dan lain-lain. Untuk memenuhi beberapa hal tersebut tentunya tidak cukup dengan selembar dua lembar uang rupiah. Cukup besar memang, kalau kita tidak mempunyai cukup banyak modal finansial, kita bisa mencari investor.

Walaupun terlihat sangat sederhana namun sebenarnya poin-poin di atas merupakan hal-hal yang cukup berat. Kebanyakan orang mengatakan bahwa bisnis di dunia EO itu mudah, tetapi sebenarnya banyak sekali rintangan yang harus kita hadapi dan tentunya ini tidak ringan. Tapi sebenarnya kuncinya terletak di ketekunan dan kerja keras, itulah modal paling utama yang harus Anda miliki.

Diolah dari berbagai sumber

BACA LAGI...

Panduan Praktis Mengelola Event

Mengelola sebuah event sebetulnya merupakan pengetahuan yang penting bagi semua orang. Meski tak ingin menekuninya sebagai bisnis, dalam kegiatan sosial pun sesekali kita pasti perlu melaksanakan acara. Selintas, menyelenggarakan event bisa terkesan gampang. Padahal pada tataran praktisnya tak semua orang mampu melakukannya. Dibutuhkan perencanaan yang detil serta pengetahuan dan keterampilan teknis.

Sofie Beatrix melalui bukunya ingin ‘menuntun’ para pemula dalam penyelenggaraan event. Ia memberikan penjelasan mulai dari tahapan ide, menyusun komposisi kru, menggerakkan tim, hingga urusan lobi dan proposal. Sofie yang saat ini menjabat Client Relation Manager di Lembaga Pendidikan Ratih Sang, menuturkan langkah-langkah aplikatif dalam buku ini.

Sofie tampaknya sengaja bertutur dengan ringan dan rileks sehingga seluk beluk dunia organizer menjadi lebih mudah dipahami dan dilaksanakan. Anda yang tak terbiasa membuat proposal atau surat perjanjian, bakal menemui contoh-contoh yang bisa disesuaikan dengan konteks urusan masing-masing. Kiat menyusun budgeting dan kunci-kunci agar perhelatan menghasilkan profit yang lumayan, ada dalam buku ini. Penulis juga melengkapi CD yang berisi rundown acara, desain acara, proposal, dan tips menarik sponsor besar. Buku ini cocok dibaca bagi semua kalangan yang hendak belajar mengelola event mulai dari remaja hingga dewasa.
Sebagai alumnus psikolog, penulis juga jeli membahas pentingnya kita menimbang kondisi kejiwaan segmen yang dituju. Dari mulai pemilihan kata untuk tema acara, kita sudah harus teliti. Sofie memberikan contoh-contoh kasus bagaimana persoalan pemilihan kata untuk tema ini bisa sangat berpengaruh dalam sukses tidaknya sebuah acara.

Sebuah event yang bagus bisa memiliki gema dengan bantuan media massa. Karenanya aspek publikasi menjadi hal yang penting diperhatikan agar kerja keras kita pun bisa ‘berusia’ lebih panjang. Tapi dalam mengundang media pun, kita harus jeli memilih media yang pemberitaan atau segmen pembacanya memang cocok dengan event yang kita selenggarakan. Buku ini juga memberikan tips bagaimana memanfaatkan media, baik sebelum acara berlangsung maupun sesudahnya. Pemilihan promosi melalui media massa yang tidak tepat, justru membuat acara tak dilirik orang. Dan tentu saja ini yang dihindari semua penyelenggara.

Meskipun belum berpengalaman, kita selalu bisa menimba ilmu dari pengalaman orang lain. Untungnya masih banyak orang seperti Sofie yang murah hati dalam berbagi pengalaman bagi pemula.

ILove to Organize: Panduan Praktis Mengelola Event
Sofie Beatrix

BACA LAGI...

Mengelola Event Organizer

Tips jika ingin terjun di bidang eo:

Saat ditanya tentang apa saja yang bisa dijalani bagi mereka yang ingin terjun di dunia eo, ada beberapa tips ringkas berikut ini:

1. Miliki spesifikasi tertentu. Jika sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Di jakarta sendiri, kerap diadakan beberapa kursus singkat tentang bagaimana mengelola organizer company. Sedangkan di singapura, ada sekolah khusus dengan pendidikan jurusan semacam ini.
2. Kumpulkan beberapa orang untuk membuat tim khusus. Mereka inilah nantinya yang akan mengerjakan beberapa tugas dengan bagian-bagian tersendiri.
3. Atur atau manajemeni dengan baik dan professional cthnya toko tas.
4. Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda.
5. Tentukan segmen yang akan dibidik. Apakah masyarakat umum, ataukah kelas tertentu seperti kalangan menengah ke atas.
6. Miliki jaringan relasi sponsor. Terkadang pihak pemakai jasa eo juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi eo itu sendiri.
7. Harus bisa memanejemen emosi. Kerja eo apalagi jika makin dekat dengan hari h penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel eo itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.
8. Untuk mereka yang baru terjun, utamakan kualitas dan bukan profit. Jika klien sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah event organizer anak, maka di kesempatan lain, eo ini pun akan digunakan lagi jasanya. Selain itu, pihak lain yang telah mendengar kelebihan eo ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru.
9. Coba juga terjun ke kegiatan sosial

BACA LAGI...